Mejora continua. Cómo mejorar procesos continuamente para aumentar su eficiencia y eficacia

Un hábito que he desarrollado últimamente es el hábito de mejorar algo continuamente. Mejorar proyectos, procesos y mejorar como persona. Puedes mejorar un proyecto o proceso y por el camino mejorarte a ti, o mejorarte a ti y por el camino mejorar lo demás.

Es decir, cuando mejoras tú generalmente mejoras lo que te rodea. Y cuando mejoras algo externo a ti también mejoras tú como persona.

Casi cualquier cosa es susceptible de ser mejorada, pero si hay algo que me llama la atención es la "mejora de procesos". Hay procesos por todas partes. Por poner un ejemplo sencillo y común, "alimentarte es un proceso" que realizas todos los días:

1. Desplazarse hasta el proveedor de alimentos
2. Seleccionar los alimentos
3. Pagar los alimentos
4. Transportar los alimentos
5. Organizar y almacenar los alimentos
6. Elegir la comida de hoy
7. Preparar la comida
8. Servir la comida
9. Comer

Los procesos están compuestos de más procesos, es decir, dentro del "proceso de alimentarse" también podemos hablar del proceso de "preparar la comida". Para mejorar un proceso debemos mejorar los pequeños procesos que lo componen.

Por ejemplo, si hacemos más eficiente el "proceso de seleccionar los alimentos" habremos hecho más eficiente nuestro "proceso de alimentarnos".

Un proceso puede ser algo tan sencillo como éste, o algo más complejo como el "proceso de aprendizaje", el "proceso de captación de clientes", el "proceso de venta", el "proceso de creación de contenido"... En realidad estamos inmersos en procesos, algunos ni siquiera los hemos advertido.

Cuanto más conoces como funciona un proceso más mejoras se te ocurren. Ésto sólo ocurre cuando te encuentras con el mismo proceso una y otra vez.

1. Advirtiendo un proceso

El primer paso para mejorar un proceso es advertir que existe. ¡Cuidado! nos cuesta muchísimo advertir lo que no vemos, y un proceso es algo invisible en su conjunto ... Los procesos son series de pasos que tienen un propósito particular.

¿Ya has identificado un proceso? Ponle un nombre. De esta forma te puedes referir a él de manera rápida, en lugar de explicar en qué consiste cada vez.

2. Describiendo un proceso en pasos

Ahora que tienes un proceso en mente y al que le has puesto un nombre, es hora de describir en qué consiste. Ésto se puede hacer de muchas formas, desde una lista numerada hasta un boceto que describa cada uno de los pasos de manera gráfica.

Lo más importante es describir los pasos que componen el proceso y en qué orden han de ejecutarse.

3. Descubriendo obstáculos

Ya sabes los pasos que componen tu proceso, ahora... ¿cómo hacerlo más eficiente y eficaz? A través de las preguntas. Sí, haciendo preguntas.

En este punto debes identificar obstáculos que se interponen en tu proceso. Vete leyendo cada paso de tu proceso, puedes hacerte las siguientes preguntas (elige la que mejor te funcione a ti):

¿qué obstáculos existen en este paso del proceso?

¿qué impide que este paso sea más eficiente?

¿qué impide que este proceso sea más eficaz?

Estas preguntas te darán una serie de respuestas que llamaremos "obstáculos", porque se interponen en el camino de tu proceso. Identificar los obstáculos es un requisito para poder esquivarlos, si no identificas un obstáculo en tu camino, chocarás con él.

4. Proponiendo soluciones

Ahora que tienes un proceso que quieres mejorar, al que le has puesto un nombre, que has descrito en una serie de pasos y has identificado sus obstáculos, es hora de proponer soluciones. Si no propones soluciones te habrás quedando simplemente en la descripción de un problema, pero la mejora contínua requiere encontrar soluciones.

Utilizaremos la herramienta maestra de nuevo: las preguntas:

¿qué soluciones existen para esquivar este obstáculo?

¿cuáles de estas soluciones pueden generar nuevas oportunidades?

5. Implementando y validando

Es el momento de implementar soluciones, de pasar a la acción. Y después de implementar las  "soluciones" debes validarlas: ¿se han eliminado los obstáculos?

Si te equivocaste en tus "soluciones" vuelve al punto 4 (proponiendo soluciones).

6. Mejora contínua... volviendo al punto 3

Si has eliminado obstáculos a través de la implementación de soluciones has mejorado tu proceso. Ahora tu proceso tiene más valor, y por el camino has aumentado tu valor (experiencia).

La clave de la mejora continua es que es un "proceso" que nunca termina, por eso es continua :-). Ahora que has mejorado tu proceso es el momento de volver a identificar obstáculos. Mejora tras mejora, en cierto tiempo tendrás un proceso valioso.

Entonces... ¿qué proceso vas a mejorar?