Cómo estimar el tiempo de las tareas

Siempre digo que estimar el tiempo de una tarea es intentar predecir el futuro. No podemos saber a ciencia cierta cuánto tiempo va a llevarnos hacer una tarea, lo que sí podemos hacer es estimar cuánto tiempo -creemos- que puede llevar. ¿Por qué? Porque siempre hay variables que no controlamos y que dependen del contexto.

Para estimar el tiempo que puede llevarnos completar una tarea debemos utilizar la experiencia, la nuestra y la de otras personas. Si no hemos realizado nunca una tarea similar sólo tenemos una opción: utilizar la experiencia de otra persona. Sin embargo, la experiencia de otras personas puede darnos una estimación errónea, por un sinfín de razones: su grado de conocimiento sobre ese área, sus habilidades, variables del entorno...

Las tareas se componen de microtareas. Es posible que no tengamos experiencia realizando una tarea en concreto, pero sí algunas de las microtareas que componen la tarea. Sumando el tiempo que nos ha llevado realizar las microtareas en el pasado podemos hacernos una idea de cuánto tiempo va a llevarnos hacer la tarea global.

Con frecuencia tendremos una idea de rangos de tiempo que puede llevarnos realizar una tarea, basándonos en nuestra experiencia y la de otras personas.

Dividir

Cuanto mayor es una tarea mayores microtareas la componen. Divide una tarea en pequeñas tareas del mismo tamaño, por ejemplo 10 minutos. Utiliza tu experiencia y divide en base a tareas que crees que pueden hacerse en 10 minutos.

Una vez tienes tu tarea dividida en subtareas puedes sumar el tiempo estimado de todas las microtareas, ésto te dará una estimación para la tarea global. El margen de error de una microtarea es pequeño, pero si estimas la tarea completa tu probabilidad de equivocarte aumentará.

La incertidumbre y los supuestos

A medida que las tareas son más complejas la incertidumbre de equivocarte en la estimación aumenta.

Muchas veces estimamos el tiempo de una tarea dando por supuesto cosas. Intenta definir bien la tarea, evita dar nada por supuesto.

Guarda un margen de error. Todo no ocurre siempre como lo planificamos, debes guardar un margen de error, un tiempo de más, por si ocurre algún imprevisto.

Mide. Cuando estimas una tarea y la completas sobrepasando tu estimación de tiempo te dará un porcentaje de error (incertidumbre). Utiliza este porcentaje de incertidumbre para estimar tareas similares en el futuro.

Estimar es un arte, y sólo la experiencia te convertirá en artista.